Proforma-Rechnung

## Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine **Proforma-Rechnung** (auch *Proformarechnung*) ist ein Dokument, das der Form einer Rechnung entspricht, jedoch **keine Zahlungsaufforderung** enthält. Sie wird „pro forma“ – also der Form wegen – ausgestellt und hat im Gegensatz zu einer regulären Rechnung keine rechtsverbindliche umsatzsteuerliche Wirkung.

### Hauptmerkmale

- **Keine Zahlungsaufforderung**: Der Empfänger ist nicht zur Zahlung verpflichtet. - **Kein Vorsteuerabzug**: Da keine echte Rechnung vorliegt, kann der Empfänger keine Vorsteuer geltend machen. - **Keine Umsatzsteuerpflicht**: Es fällt keine Umsatzsteuer an. - **Klare Kennzeichnung**: Das Dokument muss deutlich als „Proforma-Rechnung“ gekennzeichnet sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

### Wann wird eine Proforma-Rechnung verwendet?

Die Proforma-Rechnung ist vor allem im **internationalen Handel** und in der **Zollabfertigung** verbreitet:

- **Zoll und Export**: Bei grenzüberschreitenden Sendungen dient sie dem Zoll als glaubhafte Wertnachweis für die Ware. - **Vorkalkulationen**: Kunden erhalten vorab eine Preisübersicht, die der späteren Rechnung entspricht. - **Interne Abstimmungen**: Unternehmen nutzen Proforma-Rechnungen für die Kostenstellen- oder Projektzuordnung. - **Garantieersatzlieferungen**: Bei Ersatzlieferungen ohne Berechnung wird häufig eine Proforma-Rechnung beigelegt.

### Unterschied zur regulären Rechnung

| Merkmal | Proforma-Rechnung | Reguläre Rechnung | |---|---|---| | Zahlungsaufforderung | Nein | Ja | | Umsatzsteuer | Nein | Ja (sofern anwendbar) | | Vorsteuerabzug | Nicht möglich | Möglich bei ordnungsgemäßer Rechnung | | Rechnungsnummer | Nicht erforderlich | Pflicht nach §14 UStG | | Rechtliche Verbindlichkeit | Nein | Ja |

### Umwandlung in eine reguläre Rechnung

Eine Proforma-Rechnung kann **nicht** nachträglich in eine reguläre Rechnung umgewandelt werden. Stattdessen muss eine **neue, ordnungsgemäße Rechnung** mit fortlaufender Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und allen Pflichtangaben nach **§14 Abs. 4 UStG** ausgestellt werden.

### Pflichtangaben – was gehört hinein?

Da eine Proforma-Rechnung keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist, gelten keine gesetzlichen Pflichtangaben. Dennoch sollte sie professionell aufbereitet sein und folgende Informationen enthalten:

- Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger - Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen - Menge und Preis - Gesamtbetrag - Deutlicher Hinweis „Proforma-Rechnung“

### Risiken bei Verwechslung

Wird eine Proforma-Rechnung fälschlicherweise wie eine reguläre Rechnung behandelt, kann das zu Problemen führen:

- **Finanzamt lehnt Vorsteuerabzug ab**, da keine gültige Rechnung vorliegt. - **Buchhaltung wird korrigiert**, was zusätzlichen Aufwand verursacht. - **Zollverzögerungen**, wenn das Dokument für die Zollabfertigung nicht ausreicht.

Deswegen ist es wichtig, Proforma-Rechnungen klar zu kennzeichnen und von regulären Rechnungen getrennt zu buchen.