Die 14 Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 UStG

Warum Pflichtangaben so wichtig sind

Jedes Unternehmen, das Eingangsrechnungen erhält, ist auf korrekte Rechnungen angewiesen. Fehlt auch nur eine der gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach §14 UStG, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Bei einem Rechnungsbetrag von 10.000 Euro netto bedeutet das: 1.900 Euro Umsatzsteuer, die Sie sich nicht zurückholen können.

Die 10 Kernpflichtangaben

Jede Rechnung über 250 Euro brutto muss folgende Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers

Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens müssen auf der Rechnung stehen. Eine Postfachadresse reicht grundsätzlich aus, sofern das Unternehmen dort erreichbar ist.

2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Auch der Empfänger der Leistung muss mit vollständigem Namen und Anschrift genannt werden. Achten Sie darauf, dass die Angaben mit Ihren Unternehmensdaten übereinstimmen.

3. Steuernummer oder USt-IdNr.

Der Rechnungssteller muss entweder seine Steuernummer oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Beides ist zulässig, mindestens eines ist Pflicht.

4. Rechnungsdatum

Das Ausstellungsdatum der Rechnung muss klar erkennbar sein.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Nummer haben. Dies dient der Identifizierung und Zuordnung.

6. Leistungsbeschreibung

Art und Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen müssen so beschrieben sein, dass sie eindeutig identifizierbar sind. Pauschale Angaben wie "Beratung" reichen in der Regel nicht aus.

7. Leistungszeitpunkt oder -zeitraum

Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung muss angegeben werden. Bei Dienstleistungen über einen Zeitraum ist der Leistungszeitraum zu nennen.

8. Nettobetrag

Das Entgelt (Nettobetrag ohne Umsatzsteuer) muss separat ausgewiesen werden.

9. Steuersatz

Der anzuwendende Steuersatz (in der Regel 19% oder 7%) muss angegeben werden.

10. Steuerbetrag

Der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag muss in Euro ausgewiesen werden.

Die 4 bedingten Pflichtangaben

Je nach Art der Rechnung können weitere Angaben erforderlich sein:

11. Rabatte und Skonti

Vereinbarte Entgeltminderungen wie Rabatte, Boni oder Skontovereinbarungen müssen auf der Rechnung vermerkt sein, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind.

12. Bruttobetrag

Der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer sollte ausgewiesen werden, auch wenn dies nicht explizit in §14 UStG gefordert wird. In der Praxis erwartet das Finanzamt diese Angabe.

13. Aufbewahrungshinweis

Bei bestimmten Leistungen an Privatpersonen (z.B. Bauleistungen) muss ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht enthalten sein.

14. Steuerbefreiungsgrund

Ist die Leistung von der Umsatzsteuer befreit, muss der Grund der Steuerbefreiung angegeben werden (z.B. "Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. §4 Nr. 1b i.V.m. §6a UStG").

Sonderfall: Kleinbetragsrechnung

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Es genügen: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung). Angaben zum Empfänger und eine Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.

Fazit

Die korrekte Einhaltung der Pflichtangaben ist essenziell für Ihren Vorsteuerabzug. Mit RechnungsCheck prüfen Sie jede Eingangsrechnung automatisch auf alle 14 Pflichtangaben – in Sekunden statt in Minuten. So sichern Sie Ihren Vorsteuerabzug und sparen bares Geld.