Rechnung ohne Steuernummer — ist das gültig?

Steuernummer auf der Rechnung: Was das Gesetz vorschreibt

Eine der häufigsten Fragen bei der Rechnungsprüfung lautet: Ist eine Rechnung ohne Steuernummer überhaupt gültig? Die kurze Antwort: Es kommt darauf an. Das Umsatzsteuergesetz schreibt in §14 Abs. 4 Nr. 2 UStG vor, dass auf jeder Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers angegeben sein muss. Fehlt beides, ist die Rechnung formell fehlerhaft — und das kann teuer werden.

Steuernummer vs. USt-IdNr.: Was ist der Unterschied?

Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben und dient der steuerlichen Erfassung eines Unternehmens im Inland. Sie hat je nach Bundesland ein unterschiedliches Format, zum Beispiel „12/345/67890".

Die USt-IdNr. hingegen wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und hat ein einheitliches Format: „DE" gefolgt von neun Ziffern (z. B. DE123456789). Sie wird vor allem für den innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU benötigt.

Wichtig: Der Rechnungssteller darf frei wählen, welche der beiden Nummern er auf der Rechnung angibt. Es muss nicht beides draufstehen — aber mindestens eines von beiden ist Pflicht.

Wann reicht die Steuernummer allein nicht aus?

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§4 Nr. 1b i. V. m. §6a UStG) reicht die Steuernummer nicht aus. Hier ist die Angabe der USt-IdNr. zwingend erforderlich — und zwar sowohl die des Lieferers als auch die des Empfängers. Nur so kann die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung gewährt werden.

Auch beim Reverse-Charge-Verfahren nach §13b UStG ist die Angabe der USt-IdNr. in vielen Fällen notwendig, insbesondere bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen innerhalb der EU.

Was passiert, wenn die Steuernummer fehlt?

Fehlt auf einer Eingangsrechnung sowohl die Steuernummer als auch die USt-IdNr., hat das direkte Konsequenzen für den Vorsteuerabzug. Das Finanzamt kann den Abzug der ausgewiesenen Umsatzsteuer nach §15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG versagen. Bei einem Rechnungsbetrag von 5.000 Euro netto mit 19 % Umsatzsteuer bedeutet das einen Verlust von 950 Euro.

Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass die Steuernummer oder USt-IdNr. zu den unverzichtbaren Pflichtangaben gehört. Ohne diese Angabe ist eine Rechnung nicht ordnungsgemäß im Sinne des §14 UStG.

Was tun, wenn die Steuernummer fehlt?

Wenn Sie eine Rechnung ohne Steuernummer und ohne USt-IdNr. erhalten, sollten Sie umgehend handeln:

1. Rechnungssteller kontaktieren: Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an. Der Rechnungssteller ist nach §14 Abs. 2 Satz 2 UStG verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen.

2. Rechnungsberichtigung verlangen: Eine fehlende Steuernummer kann durch eine Rechnungsberichtigung nach §31 Abs. 5 UStDV nachgeholt werden. Die Berichtigung wirkt dabei auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsstellung zurück.

3. Frist beachten: Sichern Sie sich den Vorsteuerabzug, indem Sie die korrigierte Rechnung möglichst vor der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung erhalten.

4. Dokumentation: Halten Sie Ihre Korrespondenz mit dem Rechnungssteller schriftlich fest. So können Sie im Falle einer Betriebsprüfung nachweisen, dass Sie sich um eine ordnungsgemäße Rechnung bemüht haben.

Sonderfälle: Wann darf die Steuernummer fehlen?

Es gibt wenige Ausnahmen, bei denen keine Steuernummer erforderlich ist:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV): Hier genügen vereinfachte Angaben. Eine Steuernummer ist nicht zwingend erforderlich.
• Fahrausweise als Rechnungen (§34 UStDV): Auch hier gelten Sonderregelungen mit reduzierten Pflichtangaben.
• Steuerfreie Leistungen: Wenn der Rechnungssteller ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringt (z. B. Ärzte, Versicherungsvertreter), kann die Steuernummer entfallen — allerdings muss dann der Steuerbefreiungsgrund angegeben werden.

Praxistipp: Eingangsrechnungen systematisch prüfen

Gerade bei einem hohen Rechnungsaufkommen schleichen sich fehlerhafte Rechnungen ohne Steuernummer schnell ein. Eine manuelle Kontrolle jeder einzelnen Rechnung ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Mit RechnungsCheck prüfen Sie jede Eingangsrechnung automatisch auf alle Pflichtangaben nach §14 UStG — einschließlich Steuernummer und USt-IdNr. Innerhalb von Sekunden erkennen Sie, ob eine Rechnung formell korrekt ist oder ob Sie eine Berichtigung anfordern müssen. So sichern Sie Ihren Vorsteuerabzug zuverlässig ab.