USt-IdNr prüfen: So validieren Sie Umsatzsteuer-IDs richtig

Warum die Prüfung der USt-IdNr. so wichtig ist

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist weit mehr als nur eine Pflichtangabe auf Rechnungen. Sie ist der Schlüssel für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, die korrekte Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens und die Nachweisführung gegenüber dem Finanzamt. Wer die USt-IdNr. seines Geschäftspartners nicht prüft, riskiert die Versagung der Steuerbefreiung und empfindliche Nachzahlungen.

Was ist die USt-IdNr.?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird nach §27a UStG vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Sie dient der eindeutigen Identifizierung eines Unternehmers im europäischen Binnenmarkt. In Deutschland hat sie das Format „DE" gefolgt von neun Ziffern (z. B. DE123456789).

Jeder EU-Mitgliedstaat hat ein eigenes Format:

Deutschland: DE + 9 Ziffern
Österreich: ATU + 8 Ziffern
Frankreich: FR + 2 Zeichen + 9 Ziffern
Niederlande: NL + 12 Zeichen
Italien: IT + 11 Ziffern
Spanien: ES + 9 Zeichen

Die USt-IdNr. ist nicht identisch mit der Steuernummer. Während die Steuernummer vom lokalen Finanzamt vergeben wird und der nationalen Besteuerung dient, ist die USt-IdNr. ein europaweit gültiges Identifikationsmerkmal.

Wann müssen Sie eine USt-IdNr. prüfen?

Die Prüfung der USt-IdNr. ist insbesondere in folgenden Fällen unverzichtbar:

Innergemeinschaftliche Lieferungen (§4 Nr. 1b i. V. m. §6a UStG): Die Steuerbefreiung setzt voraus, dass der Erwerber eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats verwendet hat. Ohne Nachweis der Gültigkeit kann das Finanzamt die Steuerbefreiung versagen.
Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (§3a Abs. 2 UStG): Auch hier ist die USt-IdNr. des Leistungsempfängers relevant für die Bestimmung des Leistungsorts.
Reverse-Charge-Verfahren (§13b UStG): Bei der Übertragung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger muss dessen Unternehmereigenschaft nachgewiesen werden.

Das einfache Bestätigungsverfahren

Beim einfachen Bestätigungsverfahren wird lediglich geprüft, ob eine USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage gültig ist. Sie erhalten eine Ja-oder-Nein-Antwort. Dieses Verfahren können Sie über zwei Wege durchführen:

Über das BZSt: Das Bundeszentralamt für Steuern bietet eine Online-Abfrage unter www.bzst.de an. Sie geben die zu prüfende USt-IdNr. und Ihre eigene USt-IdNr. ein und erhalten sofort eine Bestätigung.

Über VIES: Das „VAT Information Exchange System" der EU-Kommission (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) ermöglicht ebenfalls eine schnelle Validierung. Hier können Sie auch ohne eigene USt-IdNr. prüfen.

Das einfache Verfahren eignet sich für eine erste Plausibilitätskontrolle, reicht aber für die Nachweisführung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in der Regel nicht aus.

Das qualifizierte Bestätigungsverfahren

Das qualifizierte Bestätigungsverfahren geht einen Schritt weiter: Hier wird nicht nur die Gültigkeit der USt-IdNr. geprüft, sondern auch, ob der Name und die Anschrift des Unternehmens mit den bei der ausländischen Steuerverwaltung hinterlegten Daten übereinstimmen.

Dieses Verfahren ist ausschließlich über das BZSt verfügbar und liefert eine detaillierte Antwort mit den Ergebnissen des Abgleichs. Die Antwort enthält Angaben darüber, ob Name, Ort und Postleitzahl mit den gespeicherten Daten übereinstimmen.

Für innergemeinschaftliche Lieferungen empfiehlt die Finanzverwaltung dringend die Durchführung einer qualifizierten Bestätigung. Die Ergebnisse sollten Sie dokumentieren und zu Ihren Unterlagen nehmen. Im Falle einer Betriebsprüfung dient dies als Beleg dafür, dass Sie die Unternehmereigenschaft Ihres Geschäftspartners überprüft haben.

Dokumentationspflichten

Die Prüfung der USt-IdNr. sollte dokumentiert werden. Bewahren Sie folgende Unterlagen auf:

Datum der Abfrage — Wann wurde die Prüfung durchgeführt?
Ergebnis der Abfrage — Bestätigungsmitteilung des BZSt oder VIES-Ergebnis.
Geprüfte Daten — Welche USt-IdNr. wurde mit welchen Angaben abgeglichen?

Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen empfiehlt es sich, die USt-IdNr. in angemessenen Abständen erneut zu prüfen — mindestens einmal jährlich oder bei jeder neuen Transaktion.

Häufige Fehler bei der USt-IdNr.-Prüfung

Keine Prüfung durchgeführt: Vertrauen allein reicht nicht. Ohne dokumentierte Prüfung fehlt der Nachweis.
Nur einfache Bestätigung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Das einfache Verfahren genügt hier nicht als Beleg.
Veraltete Prüfungsergebnisse: Eine einmalige Prüfung vor Jahren hat keine Aussagekraft für aktuelle Transaktionen.
Format nicht beachtet: Eine USt-IdNr. mit falschem Länderkürzel oder falscher Ziffernanzahl ist offensichtlich ungültig.

Automatische Prüfung mit RechnungsCheck

Die manuelle Prüfung jeder USt-IdNr. auf Eingangsrechnungen ist bei hohem Rechnungsaufkommen kaum praktikabel. RechnungsCheck prüft automatisch, ob auf Ihren Eingangsrechnungen eine Steuernummer oder USt-IdNr. vorhanden ist, und weist Sie auf fehlende oder formell fehlerhafte Angaben hin. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den Anforderungen des §14 Abs. 4 Nr. 2 UStG entsprechen — und Ihr Vorsteuerabzug gesichert ist.