Rechnung ohne Rechnungsnummer: gültig?

Kurzantwort: Rechnung ohne Rechnungsnummer

Eine Rechnung ohne fortlaufende Rechnungsnummer ist nach §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG nicht ordnungsgemäß. Die Nummer dient der eindeutigen Identifizierung und ist Pflichtangabe für den Vorsteuerabzug. Einzige Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.

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Was das Gesetz verlangt

§14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungssteller einmalig vergeben wird". Wichtig sind drei Punkte:

1. Die Nummer muss einmalig sein — also pro Rechnungssteller nur einmal vergeben.
2. Sie muss identifizierbar sein — Buchstaben und Sonderzeichen sind erlaubt (z. B. „2026-001").
3. Sie muss fortlaufend sein — aber nicht lückenlos. Mehrere Nummernkreise (etwa nach Jahr, Standort oder Filiale) sind zulässig.

Häufige Fehler bei Rechnungsnummern

• Doppelt vergebene Nummern: Häufig bei manuell erstellten Rechnungen oder Kombinationen aus Word-Vorlage und Buchhaltungssoftware.
• Komplett fehlende Nummer: Insbesondere bei automatisch generierten Rechnungen oder Gutschriften.
• Falsches Format bei Gutschriften: Auch Gutschriften brauchen eine eindeutige Nummer und den Hinweis „Gutschrift".

Folgen bei fehlender Rechnungsnummer

Fehlt die Rechnungsnummer, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Bei einer Eingangsrechnung über 5.000 Euro netto mit 19 % entspricht das einem Schaden von 950 Euro.

Bei der Betriebsprüfung wird die Vollständigkeit der Pflichtangaben systematisch geprüft. Eine fehlende Rechnungsnummer fällt sofort auf — die Korrektur Jahre später ist mühsam und der Aussteller mitunter nicht mehr erreichbar.

Korrektur einer Rechnung ohne Nummer

1. Rechnungssteller informieren und eine berichtigte Rechnung mit fortlaufender Nummer anfordern.
2. Die Berichtigung muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen.
3. Nach §31 Abs. 5 UStDV wirkt die Berichtigung rückwirkend auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsstellung.
4. Bewahren Sie sowohl die fehlerhafte als auch die berichtigte Rechnung auf.

Praxistipp

Eine fehlende oder doppelte Rechnungsnummer ist einer der häufigsten formalen Fehler. RechnungsCheck erkennt automatisch, ob eine fortlaufende Rechnungsnummer vorhanden ist, und warnt bei verdächtigen Mustern.

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