Kleinunternehmer-Rechnung: Was muss drauf?

Die Kleinunternehmerregelung im Überblick

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ermöglicht es Unternehmen mit geringen Umsätzen, auf die Erhebung von Umsatzsteuer zu verzichten. Wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro erzielen wird, kann diese Regelung in Anspruch nehmen. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich — bringt aber besondere Anforderungen an die Rechnungsstellung mit sich.

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, ordnungsgemäße Rechnungen nach §14 UStG auszustellen. Die folgenden Pflichtangaben gelten uneingeschränkt:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers — also des Kleinunternehmers selbst.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers — der Kunde oder das empfangende Unternehmen.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. — Mindestens eine von beiden muss angegeben werden (§14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Auch Kleinunternehmer haben eine Steuernummer.
4. Rechnungsdatum — Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer — Zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung.
6. Leistungsbeschreibung — Art und Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
7. Leistungszeitpunkt oder -zeitraum — Wann die Leistung erbracht wurde.
8. Rechnungsbetrag — Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, entspricht dieser dem Bruttobetrag.

Was darf NICHT auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Hier liegt die häufigste Fehlerquelle: Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Weder ein Steuersatz noch ein Steuerbetrag darf auf der Rechnung erscheinen.

Der Grund ist einfach: Wer nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, darf keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Tut er es dennoch, schuldet er den ausgewiesenen Betrag nach §14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt — unabhängig davon, ob er die Steuer tatsächlich vereinnahmt hat. Der Rechnungsempfänger darf den Betrag in einem solchen Fall trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen.

Der Pflichthinweis auf §19 UStG

Statt Umsatzsteuer auszuweisen, muss der Kleinunternehmer auf der Rechnung einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufnehmen. Gängige Formulierungen sind:

• „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG."
• „Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Dieser Hinweis ist zwar gesetzlich nicht explizit vorgeschrieben, wird aber in der Praxis vom Finanzamt erwartet und sorgt für Transparenz gegenüber dem Rechnungsempfänger.

Häufige Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen

Fehler 1: Umsatzsteuer wird ausgewiesen

Der schwerwiegendste Fehler. Wird 19 % oder 7 % Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen, entsteht eine Steuerschuld nach §14c UStG. Der Kleinunternehmer muss die Steuer an das Finanzamt abführen, obwohl er eigentlich davon befreit ist.

Fehler 2: Hinweis auf §19 UStG fehlt

Ohne den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung kann es zu Missverständnissen kommen. Der Rechnungsempfänger könnte annehmen, dass die Umsatzsteuer versehentlich vergessen wurde, und eine Korrektur verlangen.

Fehler 3: Fehlende Pflichtangaben

Auch Kleinunternehmer müssen alle Pflichtangaben nach §14 UStG einhalten. Häufig fehlen die Rechnungsnummer, der Leistungszeitpunkt oder eine ausreichende Leistungsbeschreibung.

Fehler 4: Verwechslung mit der Kleinbetragsrechnung

Die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) und die Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV) sind zwei völlig unterschiedliche Sachverhalte. Eine Kleinbetragsrechnung betrifft Rechnungen bis 250 Euro brutto und erlaubt vereinfachte Angaben — unabhängig davon, ob der Rechnungssteller Kleinunternehmer ist oder nicht. Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich auf den steuerlichen Status des Unternehmers.

Kein Vorsteuerabzug für den Empfänger

Erhalten Sie als Unternehmen eine Rechnung von einem Kleinunternehmer, können Sie daraus keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, gibt es auch keine Vorsteuer zum Abziehen. Der Rechnungsbetrag stellt für Sie einen reinen Aufwand dar.

Kleinunternehmer-Rechnungen sicher prüfen

Ob als Rechnungssteller oder als Empfänger — die korrekte Handhabung von Kleinunternehmer-Rechnungen ist wichtig, um steuerliche Risiken zu vermeiden. Mit RechnungsCheck können Sie Eingangsrechnungen automatisch prüfen lassen. Das System erkennt, ob eine Rechnung korrekt als Kleinunternehmer-Rechnung ausgestellt wurde, und weist Sie auf fehlende Pflichtangaben oder fälschlich ausgewiesene Umsatzsteuer hin.