E-Rechnung ab 2025: Was Sie jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung kommt: Ein Überblick

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber eine der größten Veränderungen in der deutschen Rechnungsstellung beschlossen: Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze schrittweise zur Pflicht. Was das konkret bedeutet, welche Formate zugelassen sind und wie Sie sich vorbereiten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine E-Rechnung nach dem neuen Recht?

Wichtig zu verstehen: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Nach der neuen Definition in §14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Eine eingescannte Papierrechnung als PDF, ein Foto einer Rechnung oder eine einfache PDF-Datei gelten ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Diese werden künftig als „sonstige Rechnungen" klassifiziert.

Die zugelassenen Formate

Zwei Formate haben sich in Deutschland als Standard etabliert:

XRechnung

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Es wurde ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt und ist bereits seit 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend. Die XRechnung enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten — ein menschenlesbares Bild der Rechnung wird nicht mitgeliefert.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert das Beste aus beiden Welten: Eine PDF/A-3-Datei enthält sowohl ein visuell lesbares PDF-Dokument als auch eine eingebettete XML-Datei im strukturierten Format. Ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931) erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht.

Der Vorteil von ZUGFeRD: Die Rechnung kann sowohl maschinell verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden. Das macht das Format besonders für den Übergang attraktiv.

Der Zeitplan: Übergangsfristen im Detail

Die Einführung erfolgt stufenweise:

Ab 1. Januar 2025:

Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt ausnahmslos für alle B2B-Umsätze im Inland.
Für den Versand gelten zunächst Übergangsregelungen.

Bis 31. Dezember 2026:

Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden — allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Bis 31. Dezember 2027:

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro erhalten eine weitere Übergangsfrist und dürfen bis Ende 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF) versenden.
EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen, dürfen ebenfalls noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Ab 1. Januar 2028:

Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt für alle inländischen B2B-Umsätze. Papierrechnungen und einfache PDFs sind dann nicht mehr zulässig.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Konkret bedeutet das:

Betroffen: Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen für steuerpflichtige Umsätze.
Ausgenommen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§33 UStDV).
Kleinunternehmer: Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Empfangspflicht betroffen. Für den Versand gelten die genannten Übergangsfristen.

Was ändert sich für die Rechnungsprüfung?

Mit der E-Rechnung ändern sich die Anforderungen an die Rechnungsprüfung nach §14 UStG grundlegend. Die Pflichtangaben bleiben zwar inhaltlich gleich, aber die Art der Prüfung verändert sich:

Strukturierte Daten: Pflichtangaben sind in definierten XML-Feldern hinterlegt und können automatisch geprüft werden.
Validierung: E-Rechnungen können gegen das Schema der EN 16931 validiert werden, um formale Fehler sofort zu erkennen.
Archivierung: E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht.

So bereiten Sie sich vor

Empfangsfähigkeit sicherstellen: Richten Sie eine E-Mail-Adresse oder ein Portal ein, über das Sie E-Rechnungen empfangen können.
Software prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.
Prozesse anpassen: Integrieren Sie die Verarbeitung von E-Rechnungen in Ihren bestehenden Rechnungseingangsprozess.
Mitarbeiter schulen: Informieren Sie Ihr Team über die neuen Formate und Anforderungen.
Archivierung planen: Stellen Sie sicher, dass E-Rechnungen GoBD-konform in ihrem Originalformat archiviert werden.

Rechnungsprüfung bleibt essenziell

Auch wenn E-Rechnungen strukturiert und maschinenlesbar sind, ersetzt das Format allein keine inhaltliche Prüfung. Ob alle Pflichtangaben nach §14 UStG korrekt und vollständig sind, muss weiterhin kontrolliert werden. RechnungsCheck unterstützt Sie dabei, Eingangsrechnungen — ob klassisch oder elektronisch — auf alle Pflichtangaben zu prüfen und Ihren Vorsteuerabzug zu sichern.